في مكتب "مدير مكتب" الأغلبيةیرى أرباب العمل أن الموظف یؤدي مجموعة واسعة من المسؤولیات. والغرض من إدخال هذه الوحدة في ملاك الموظفين هو ضمان التشغيل المتواصل للمكتب أو حتى عدة خدمات مسؤولة عن ذلك. إذا كنت لا تحتاج إلى سكرتير عادي، والرد على المكالمات، وتلقي البريد والزوار، وبطبيعة الحال، فإن مدير المكتب هو المدير، لأن هذا الموظف يحتاج إلى سلطات وسلطة معينة. وبدون ذلك، لن يكون قادرا على أداء المهام الموكولة إليه بفعالية.

مدير مكتب

وكجزء من مهمتها الرئيسية، قائمةويجب أن تشمل الواجبات التي يجب أن يقوم بها مدير المكتب خمسة مجالات على الأقل. وفي الوقت نفسه، ينبغي أن يكون مفهوما أن المكتب ليس غرفة يجلس فيها الرئيس، بل هو مكان لا تزال تؤدي فيه المهام الإدارية والتنظيمية. ولذلك، فإن جودة وتوقيت التنفيذ سيتوقفان على كيفية بناء عمل مدير المكتب.

استئناف مدير مكتب

الواجبات الإدارية. وهي تشمل تخطيط عمل املكتب، وتنظيم هيكله، وإدارة املوظفني، وإدخال ثقافة مؤسسية، ووضع سياسة للتواصل مع األطراف املقابلة ومراقبة التزامها.

الوظائف الإدارية. وهي تشمل تنظيم الأعمال المكتبية، وإقامة علاقات بين الخدمات، وتوزيع حيز المكاتب بين الموظفين.

مسؤوليات الأعمال. وينبغي أن ينظم مدير المكتب شراء المعدات المكتبية، والمكاتب، واللوازم، والمعدات المنزلية. وبالإضافة إلى ذلك، يجب عليه أن يكفل تنظيف الحيز المكتبي، وصيانة المعدات المكتبية، وتسديد فواتير المرافق العامة في الوقت المناسب، والإيجار، وما إلى ذلك.

مراقبة الواجبات. ويشمل هذا المجال من الأنشطة إجراء عمليات مراجعة الحسابات، ومراجعة الحسابات، وحصر الأصول المادية، والوثائق.

إعداد التقارير. وهي تشمل إعداد وثائق الإبلاغ (المعلومات) للمدير.

مدير مكتب العمل

اعتمادا على حجم المنظمة، وهذايمكن أن يكون الموظف منفذا منفصلا له صلاحيات إدارية (للشركات الصغيرة)، وقد يؤدي خدمة كاملة. وفي الوقت نفسه، ينبغي لرئيس المنظمة أن يفهم أن الرغبة في إضفاء الطابع العالمي على الموظفين، وإلزامهم بواجباتهم التي تقع ضمن اختصاص خدمات أخرى، ليس لها ما يبررها دائما. على سبيل المثال، يجب عدم تحميل مثل هذا الموظف مع مسك الدفاتر، وإدارة شؤون الموظفين، وما إلى ذلك. هذا الخلط عادة ما يؤثر سلبا على نوعية العمل. ويكمن السبب في ذلك في أن هذه المسؤوليات أوسع بكثير من مسؤوليات تأمين عمل المكتب، فهي تتخلل المنظمة بأسرها. ولذلك، عند تقديم السيرة الذاتية، ينبغي أن يركز مدير المكتب على الخبرة في العمل والمهارات في المجالات الخمسة المذكورة أعلاه من النشاط، بدلا من نشرها إلى مجموعة واسعة جدا من الواجبات، وغالبا ما لا تتعلق صيانة المكاتب. وفي الوقت نفسه، يجب على صاحب العمل الذي يبحث عن موظف مؤهل في هذا المجال أن لا ينسى لماذا يحتاج هذا الموظف، ولا تضع متطلبات زائدة عن الحاجة وغير الأساسية.

</ p>